IT Project Portfolio Management: Vertical and Horizontal Work Design Problems in a Public Organization

Bidragets oversatte titel: IT projektportefølje management: vertikale og horisontale design problemer

Lars Kristian Hansen

Publikation: Ph.d.-afhandling

Abstract

abstract:

Eftersom digitalisering af den offentlige sektor øger antallet af IT projekter, som den offentlige sektor skal håndtere, så øges risikoen for projekt fiaskoer og behovet for at undgå disse. I den forbindelse bliver IT Projekt Portefølje Management (IT PPM) betragtet som et af de koncepter, der kan imødekomme dette behov. Men på trods af IT PPM’s relevans indenfor forskningsfeltet, Information Systems (IS), har relativt få IS bidrag kastet lys over IT PPM, og navnlig er vores viden om IT PPM i den offentlige sektor mangelfuld.

På den baggrund undersøger denne ph.d.-afhandling en stor dansk kommune, der arbejder på at forbedre dens IT PPM praksisser. Undersøgelsen anvender Work Design Teori til at analysere kommunens IT PPM praksisser på tværs af hierarkiske niveauer og organisatoriske enheder i bestræbelsen på, at besvare følgende tre forskningsspørgsmål:(1) Hvordan udfører en offentlig organisation IT PPM? (2) Hvilke design problemer kan identificeres i denne praksis?(3)Hvilke IT PPM praksisser kan anbefales til at løse organisationens IT PPM relaterede problemer?

I besvarelsen af det første forskningsspørgsmål beskriver ph.d.-afhandlingen organisationens IT PPM praksisser ved at trække på Sinha and Van De Ven’s (2005) Work Design Teori, der sondrer mellem vertikal- og horisontal arbejdsdeling. Vertikal deling af arbejde bliver betragtet som fordelingen af autoritet, viden og resurser, hvilket undersøgelsen finder værende delt ud på fire hierarkiske niveauer: (1) det politiske niveau med den overordnede autoritet over hele organisationen, (2) direktør niveauet med autoriteten over den administrative organisation, (3) IT-leder niveauet med den største viden om IT PPM, og (4) IT projekt niveauet som besidder de fleste resurser i IT PPM. Den horisontale deling af IT PPM er beskrevet i tre faser: pre-selektions fasen, selektions fasen, og post-selektions fasen, hvor hver fase har nogle hovedaktører. Hovedaktørerne i pre-selektions fasen er kommunens IT-grupper, hovedaktørerne i selektions fasen er kommunens direktørgrupper, og hovedaktørerne i post-selektions fasen er kommunens IT projektgrupper.

I besvarelsen af det andet forskningsspørgsmål anvendes Work Design Teori til at identificere problemer indenfor tre relaterede problemområder: hierarkiske dekompositions problemer, modularitets problemer og komplekse netværks problemer. De identificerede problemer er sammenfattet i en model bestående af 14 relaterede problemer, hvoraf de seks er rod-problemer med afgørende indvirkning på de øvrige problemer. Disse rod-problemer er: (1) svage kontrolprocesser mellem den politiske og den administrative organisation, (2) svage kontrolprocesser mellem direktør niveauet og IT-chef niveauet, (3) mangel på tilstrækkelig forandringsledelsesstrategi, (4) ingen systematisk tilgang til at håndtere IT-projekt informationer på tværs af enheder og underenheder, (5) IT PPM er fordelt over forskellige porteføljer uden én overordnet autoritet, og (6) politiske og ledelsesmæssige siloer er en barriere for IT PPM. Ved anvendelse af Rainey and Chun’s (2005) offentlig-privat distinktion analyseres IT PPM problemerne og her findes karakteristika ved offentlige organisationer som havende afgørende betydning i centrale og komplekse IT PPM problemer. Derudover observeres to underliggende mekanismer, der er særlige for offentlige organisationer, og som til stadighed udfordrer grundliggende principper i IT PPM: (1) at organisationen er politisk ledet, og (2) at organisationen er forpligtet til at udbyde offentlige goder.

I besvarelsen af det tredje forskningsspørgsmål adresseres rod-problemerne ved at anvende normative anbefalinger fra Work Design Teori og disse relateres til de identificerede karakteristika ved den offentlige organisation. Som anbefaling til at løse de hierarkiske dekompositions problemer udvikles en model, der viser hvordan tilføjelsen af formelle mekanismer til organisationens IT PPM praksisser kan forbedre kontrolprocesserne i den undersøgte kontekst. Som anbefaling til at løse modularitets problemerne udvikles en model, der forbinder de vigtigste aktører via kommunikations-kanaler, som specificerer de oplysninger, der skal udveksles mellem disse. Som løsning på de komplekse netværks problemer anbefales, at disse opløses i en vertikal og en horisontal dimension, hvor hver dimension i problemerne løses separat.

Eftersom undersøgelsen bygger på et kvalitativt case design af en enkelt offentlig organisation er resultaterne begrænset til de særlige forhold i denne organisation. Navnlig formodes det, at have indflydelse, at den undersøgte kommunens styreform giver stor politisk autonomi til dens lokale enheder. Dette træk er eksempelvis forskelligt fra mange danske offentlige organisationer, eksempelvis ministerier, der har en centraliseret politik ledelse. Derudover er det en begrænsning i undersøgelsen, at brugen af Work Design Teori udelukker andre empiriske resultater og forklaringer. På trods af disse forbehold kan det generaliseres, at IT PPM problemer kan opstå i tre problemområder på følgende vis: hierarkiske dekompositions problemer kan opstå, hvis autoritet, viden og ressourcer i IT PPM er fordelt ud på forskellige hierarkiske niveauer, og ingen kontrolmekanismer binder disse hierarkiske niveauer sammen. Modularitets problemer kan opstå såfremt IT PPM er horisontal delt mellem forskellige aktører, og opgaverne i IT PPM ikke er specificeret i håndterbare moduler. Komplekse netværks problemer kan opstå såfremt IT PPM praksisser simultant har hierarkiske dekompositions problemer og modularitets problemer. Desuden kan det generaliseres, at komplekse netværks problemer kan have væsentlig indvirkning på hierarkiske dekompositions problemer og modularitets problemer. Endelig kan det generaliseres at særlige træk ved offentlige organisationer kan konflikte med centrale principper i IT PPM, men undersøgelsen finder at det er kontekstuelle forhold i den enkelte organisation, der afgør hvorvidt disse træk bliver afgørende.

Samlet set bidrager ph.d.-afhandlingen til IS litteraturen på to følgende områder. For det første, ved at give detaljeret empirisk viden om IT PPM praksisser, og for det andet, ved at vise, hvordan Work Design Teori kan hjælpe med at diagnosticere og løse disse. Disse resultater kan bruges til at informere yderligere forskning om IT PPM og til at hjælpe praktikere med at forbedre IT PPM praksisser i lignende organisationer
Bidragets oversatte titelIT projektportefølje management: vertikale og horisontale design problemer
OriginalsprogEngelsk
StatusUdgivet - 12 jun. 2013

Bibliografisk note

Uddrag af afhandlingen kan fremsendes på forespørgsel

Emneord

  • Digitalisering
  • offentlig sektor
  • IT portfolio management
  • project portfolio management
  • udfordringer
  • IT projekter
  • work design
  • e-government
  • T-government
  • praktiske problemer
  • Porteføljeledelse
  • porteføljestyring
  • Camp IT

    Lars Kristian Hansen (Oplægsholder)

    8 okt. 20139 okt. 2013

    Aktivitet: Foredrag og mundtlige bidragKonferenceoplæg

    Fil
  • Erfaringsudveksling mellem praksis og forsking

    Lars Kristian Hansen (Deltager)

    10 sep. 2013

    Aktivitet: Deltagelse i faglig begivenhedOrganisering af eller deltagelse i workshop, kursus, seminar, udstilling eller lignende

    Fil

Citationsformater